Hallitus 6 / 2018 04.06.2018
MAAKUNTAUUDISTUS / KYMENLAAKSON SIVUSTO -PROJEKTI

Kymenlaakson sivusto valmistellaan osana maakunta- ja soteuudistusta. Verkkosivustoa tehdään vuonna 2019 aloittavalle sote-kuntayhtymälle sekä vuonna 2020 aloittavalle uudelle maakunnalle. Sivuston tavoitteena on integroida verkkopalvelu tiiviiksi osaksi maakunnan toimintaa eli palveluportaalia, jolloin se palvelee asukkaiden, asiakkaiden ja muiden keskeisten sidosryhmien tiedonsaantia, asiointia ja osallistumista. Sähköisiin palveluihin tehdään tarvittavat integroinnit. Lisäksi tavoitteena on tukea maakunnan markkinointia.

Verkkosivuston suunnittelu ja toteuttaminen ajoittuvat vuosille 2018-2019, niin että sivuston ensimmäinen vaihe julkaistaan vuoden 2019 alussa. Projektia jatketaan ja sivustoja jatkokehitetään vuonna 2020. Sivustoa kehitetään sidosryhmien kanssa, niin että sivustosta saadaan hyvin toimivat ja palvelevat uudelle maakunnalle vuoteen 2020 mennessä. Sivuston tulee olla joustava ja helposti muokattavissa muuttuvissa tilanteissa, joten projektin aikana kehitetään myös sivustolle ylläpito- ja kehitysmalli.

Projektissa toteutetaan ensimmäisenä, viimeistään syyskuussa, sivuston raamit eli konsepti, ns. ylätaso ja sivuston rautalankamalli. Ne ovat pohjana vaatimusmäärittelylle ja sivuston suunnittelulle. Konseptilta toivotaan erityisesti innovatiivisuutta, erottumista Kymenlaakson maakuntana ja parhaalla mahdollisella tavalla asukkaita ja muita käyttäjiä palvelevaa kokonaisuutta. Sivuston suunnittelussa huomioidaan valtakunnallinen valmistelu. Kymenlaakso on mukana valtakunnallisessa valmistelussa seuraajana ja hyödyntäjänä. Valtakunnallisissa hankkeissa Vimana kilpailuttaa alustaratkaisua ja suunnittelee maakunnan sivustorakennetta, Väestörekisterikeskus suunnittelee sisältöä. Lisäksi muodostetaan yhdyspintoja Suomi.fi:n palvelutietovarantoon ja Kelan Kanta-palveluihin sekä kuntien ja maakunnan eri toimijoiden esim. järjestöjen sivustoihin.

Tavoite on, että Kymenlaakson sivusto on maakunnan ja sen toimintojen pääviestintäkanava sekä merkittävä asiakkaiden palvelukanavana. Tämä edellyttää, että verkkopalvelu on eri käyttäjäryhmien tarpeita palveleva, helppokäyttöinen, saavutettava, sisällöiltään yhdenmukainen ja ymmärrettävä.

Kymenlaakson sivustossa huomioidaan maakunta- ja sote -uudistuksen tavoitteet, linjaukset ja valmisteluvaiheet sekä niiden vaikutus verkkopalveluihin. Konseptointityössä hyödynnetään maakunnan strategisen viestinnän, maakuntastrategian ja digitalisaation kehittämisessä tehtävää työtä. Konseptissa on huomioitava 2016 voimaan tulleen EU:n saavutettavuusdirektiivin (2016/2012) vaatimukset. Kansallinen saavutettavuuslainsäädäntö on näillä näkymin tulossa voimaan 1.9.2018. Konseptoinnissa voidaan hyödyntää maakuntavalmistelussa syntynyttä materiaalia sekä vuonna 2020 aloittavaan maakuntaan liittyvien organisaatioiden materiaalia soveltuvin osin.

Kustannukset ja resurssit
ICT III -rahoituksen avustushakemuksena toimiva hankesuunnitelma työstettiin ja toimitettiin valtionvarainministeriöön 29.3.2018. ICT III avustushakemuksessa on haettu Kymenlaakson sivustolle järjestelmäkustannuksiin 210.000 euroa. Rahoituspäätös valmistunee toukokuussa.

Laaja ja vaativa hanke vaatii resurssointia maakuntauudistukseen sekä täydentäviä ostopalveluita. Lisäksi onnistumisen edellytyksenä on mahdollisuus hyödyntää mukana olevien organisaatioiden resursseja.  Projektille tulee palkata ensisijaisesti sisäisellä haulla projektipäällikkö. Mikäli sopivaa henkilöä ei ole saatavissa, käytetään julkista rekrytointia tai ostetaan projektipäällikön osaaminen alan toimijalta. Projektille tulee nimetä projektiryhmä, joka vastaa projektin ohjauksesta.

Projektiryhmän tehtävänä on perustaa tarvittavat alaprojektit tai muuten merkittävät osa-alueet projektin tarpeisiin. Nämä ovat mm. viestintä, tietohallinto, digitaaliset palvelut ja easionti. Tämä edellyttää tiivistä työskentelyä koko projektin ajan.

Verkkosivuston sisältöjen tuottamiseen tarvitaan luovuttavien organisaatioiden lukuisten eri asiantuntijoiden panosta, esimerkiksi sisältösuunnittelussa. Heidän tehtävänään on tuottaa materiaalia sivustolle omalla vastuullaan olevasta kokonaisuudesta projektiryhmän ohjeistuksen mukaisesti. Lisäksi jokaiseen luovuttavaan organisaatioon tarvitaan nimetty yhteyshenkilö, joka toimii linkkinä projektiryhmän ja oman organisaationsa asiantuntijoiden välillä.

Asiantuntijoiden työn helpottamiseksi sekä sisältöjen laadun ja yhdenmukaisuuden vuoksi tarvitaan kaksi verkkotoimittajaa syksystä 2018 lähtien. He koordinoivat sisällöntuotantoa, muokkaavat ja julkaisevat suurimman osan sisällöistä. Sisällöntuotantoon on tarkoitus palkata myös korkeakouluharjoittelijoita.

Ulkopuolista asiantuntemusta tarvitaan mm. sivuston konseptin suunnitteluun, määrittelytyöhön, tekniseen toteuttamiseen, käyttäjätestauksiin, kielenkäännöksiin ja sisällöntuottajien koulutuksiin. Lisäksi verkkopalvelun tekniseen suunnitteluun ja toteuttamiseen tarvitaan asiantuntija, joka toimii myös julkaisujärjestelmän pääkäyttäjänä syksystä 2018 lähtien.

Panostamalla hyvään asiointiin sekä uudenlaisiin digiratkaisuihin Kymenlaakson yhtenäisessä palvelukanavassa, on mahdollista saavuttaa kustannushyötyä ja henkilöstöresurssien kohdentamista muihin tehtäviin.

Henkilöresurssit on tarkoitus rahoittaa maakunta- ja sote-uudistuksen rahoituksella.

Lisätietoa: Esityksen valmistelleet (Matti Ahola, Sami Ahokas, Anni Björklund, Tarja Nousiainen, Heli Veripää).

Liite

Esityslistan liitteenä diasarja Kymenlaakson sivustosta.

KymenlaaksonSivusto_Vate 9_5_2018.pdf   (423kt)
Liite

Pöytäkirjan liitteenä diasarja Kymenlaakson sivustosta.

KymenlaaksonSivusto_Vate 9_5_2018.pdf   (423kt)
Esitys Hallitus

Merkitään tiedoksi, että Carealle on tehty esitys investointipäätöksen tekemisestä koko 310.000 € osuudesta ehdollisena, niin että maakunnan saadessa rahoitusta (ICT III tai muu rahoitus mm. henkilöstökuluihin), niin sitä ohjataan projektiin ja näin vähentää Carean investoinnin määrää.  Näin turvataan projektin käynnistyminen sekä sen vieminen päätökseen ensimmäisen vaiheen osalta.

Hyväksytään Kymenlaakson sivuston projektisuunnitelma esityksen mukaan niin, että sivusto julkaistaan vuoden 2019 alussa ja että sivustoa edelleen kehitetään vuosina 2019-2020 yllä kerrottujen tavoitteiden saavuttamisen mahdollistamiseksi.

VM:n ICT-rahoituspäätöksen III mukaisesti osoitetaan sivustolle rahoitusta.

Maakuntauudistuksen yleisestä valtionrahoituksesta osoitetaan rahoitus projektipäällikön palkkaukseen ehdotetun hakumenettelyn mukaisesti.

Verkkotoimittajien rekrytoinnista valmistellaan tarkempi esitys.

Päätös Hallitus

Hyväksyttiin esityksen mukaan.

Merkittiin pöytäkirjaan, että valtuuston varapuheenjohtaja Markku Pakkanen poistui kokouksesta klo 11.05 tätä asiaa käsiteltäessä.

----------------------------