Hallitus 8 / 2019 07.10.2019
TALOUSHALLINTOPALVELUJEN HANKINTA / SÄHKÖINEN TALOUSHALLINTO

Liiton käytössä on taloushallinnon ProEconomica-järjestelmä, jossa on taloussuunnittelu ja kirjanpito ilman osto- ja myyntilaskujärjestelmiä. Järjestelmätoimittaja CGI ei enää tue nykyistä järjestelmää, joten järjestelmäpäivitys on välttämätön.

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen edellyttää Pro Economican siirtoa CGl:n ProEconomican SaaS­ ympäristöön. Alustavan arvion mukaan käyttöönottokustannukset olisivat noin 42 000 € ja vuotuiset kustannukset olisivat noin 23 000 €.

1.1.2019 alkaen Sarastialta on ostettu sähköiset palkkahallintopalvelut vuosihintaan 15 000 € ja 1.3.2019 alkaen Expense-matkustustuksenhallintajärjestelmä vuosihintaan 6720 €. Yhteyshenkilönä / asiakkaan pääkäyttäjänä toimii taloussihteeri Aija Kytömäki.

Tässä yhteydessä pyydettiin ja saatiin Sarastia Oy:ltä tarjous Administer Oy:n eFina taloushallinnon järjestelmällä tuotettavista tilitoimistopalveluista. Palvelun esittelyssä oli liitosta läsnä maakuntajohtaja, hallintopäällikkö ja taloussihteeri. Tarjouksen mukaan palvelun aloituskustannus on 2950 € ja vuotuinen kustannus on noin 26 100 €. Neljän vuoden kustannukset ovat noin 104 400 €. Tarjoukseen liittyy matkalaskuohjelman vaihto, mikä laskee vuosikustannukset  nykyisestä 6720 €:sta 2160 euroon.

Hallintosäännön mukaisesti maakuntajohtajan päätöksellä valtuutetaan Administer Oy hoitamaan liiton konekielinen pankkiyhteys Nordeaan.

Sarastia Oy toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Kymenlaakson Liito omistaa yhden osakkeen.

Hankinnan suuruudesta johtuen hankinnasta päättää maakuntahallitus.

Työsopimuslain 7 luvun 4 §:n edellyttämällä tavalla taloussihteerin kanssa käydyissä yt-neuvotteluissa taloussihteerille on esitetty, että hän ottaa hoitaakseen liitolle jäävien talous- ja HR-tehtävien lisäksi hallinto-osastolla 1.11.2019 avoimeksi tulevan toimistosihteerin tehtäviä, joten taloushallintopalvelujen käyttöönoton johdosta ei tarvita irtisanomista eikä osa-aikaistamista. Taloussihteeri toivoi talous- ja palkkahallintotehtävien säilyttämistä omassa toimenkuvassaan, mikä edellyttäisi taloushallintojärjestelmän kilpailuttamista ja hankintapäätöstä. Tilitoimistopalvelujen käyttöönottoa valmistellaan 1.11.2019 alkaen.

Lisätietoja hallintopäällikkö Ulla Silmäri, gsm 044 559 8651.

Esitys Hallitus

Maakuntahallitus päättää hankkia taloushallintopalvelut 1.11.2019 alkaen in-house yhtiönä toimivalta Sarastia Oy:lta noin 26 100 €:n vuotuiseen hintaan.

Hankinta on kokonaiskustannuksiltaan taloudellisesti edullisin ja toiminnaltaan joustavin vaihtoehto käyttöönoton, ylläpidon, järjestelmien ajantasaisuuden ja toiminnan jatkuvuuden johdosta.