Hallitus 6 / 2018 04.06.2018
VÄLIAIKAISHALLINNON TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA (TOS) JA ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄN TWEBIN KÄYTTÖÖNOTTO

Kansallisessa verkostossa on valmisteltu väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma, joka on esityslistan liitteenä.

Kymenlaakson asianhallintaryhmä esittää, että TOS hyväksytään Kymenlaakson väliaikaishallinnon käyttöön.

Maakuntajohtaja on 29.3.2018 § 13 päättänyt väliaikaishallinnon käyttöön otettavan asianhallintajärjestelmän päivityksestä Twebiksi seuraavaa:

"Kymenlaakson maakunta- ja sote-uudistuksen asianhallintaryhmän käsittelyn pohjalta Kymenlaakson Liitto tulevan väliaikaishallinnon puolesta sekä Carea (Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen ky) KuntaToimisto – asian- ja asiakirjahallintajärjestelmän omistajana tekevät yhtäpitävän päätöksen Carean omistaman KuntaToimisto – järjestelmän päivittämisestä selainpohjaiseksi Tweb – asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmäksi.

Maakuntaan siirtyvän Carean käytössä olevan KuntaToimisto – järjestelmän päivitystä selainpohjaiseksi TWebiksi perusteltiin seuraavasti:

* Luottamushenkilöportaalin käyttöönotto maakunnan luottamushenkilöhallinnon käyttöön

* Turvataan väliaikaishallinnon asianhallinnan ja mahdollisen siirtymäkauden asianhallinnan toimivuus (maakuntalakiesityksen 44 § ja hankintalain 40 § 4 momentti)

* Päätös maakunnan asianhallintajärjestelmästä tehdään sen jälkeen, kun Vimana Oy:n palvelutarjooma ja käyttövelvoite selviää.

* Samassa tuotantoympäristössä toimivat Carean sekä maakunnan asianhallinta.

* Käyttöönotto on vaiheistettavissa tarpeen mukaan.

* Käyttöönoton kulut ovat noin 50 000 € ja vuotuiset lisäylläpitokulut ovat noin 16 000 €.

* Asianhallintajärjestelmän käyttöönotto sisältyy tietohallinnon ICT-hankesuunnitelmaan III, jossa valtionrahoitus on 100 %."

Asianhallinnan suunnittelija Pia Hukkanen valmistelee Twebin käyttöönoton projektisuunnitelman ja vastaa järjestelmän käyttöönotosta.

Asianhallintajärjestelmän ratkaisut on tehty yhteistyössä tietohallinto ja ICT-projektipäällikkö Tarja Nousiaisen sekä Carean tietohallintojohtaja Matti Aholan ja talousjohtaja Helena Kinnusen kanssa.

Asian valmistelija hallintopäällikkö Ulla Silmäri, gsm 044 559 8651.

Esitys Hallitus

Merkitään tiedoksi.