VATE 31.1.2018 31.01.2018
TIETOHALLINNON ROOLITUS

Vuonna 2020 toimintansa aloittava maakunta joutuu suunnittelemaan ja organisoimaan hallintonsa ja siihen liittyvät menettelyt ennen kuin se voi ottaa vastaan järjestämisvastuulleen kuuluvia tehtäviä. Tiedonhallinnan ja ICT:n osalta tämä tarkoittaa tietohallinnolle kuuluvien julkisten hallintotehtävien sekä hallinnon järjestämiseen liittyvien tosiasiallisten tehtävien suunnittelua, niiden toteutuksen organisointia ja resursointia sekä näihin liittyvien menettelyjen virallistamista maakunnan päätöksentekomenettelyjen mukaisesti.

Maakunnan tietohallinnon julkiset hallintotehtävät

Maakunnan tietohallinnon julkisina hallintotehtävinä voidaan pitää:
• Velvoitetta suunnitella ja kuvata maakunnan kokonaisarkkitehtuuri (TietohL 7 §)
• Hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseen liittyvien tehtävien toteuttamista; tietojärjestelmien kuvaaminen, tietoturvallisuudesta huolehtiminen, varautumissuunnittelu, tietoon liittyvien oikeuksien selvittämisvelvollisuus, tiedon laadun turvaaminen sekä hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen toteuttaminen (JulkL 18.4 §);
• Arkistotoimen tehtäviä, siltä osin kuin arkistotoimen tehtävät järjestetään maakunnassa osaksi tietohallintoa (ArkistoL 7 ja 8 §);
• Lakisääteisten tehtävien hoidossa syntyviä henkilörekistereitä; henkilötietojen käsittelyn suunnittelu, rekisteriselosteiden laatiminen, tietojen suojaaminen, tarpeettomien rekisterien arkistointi / hävittäminen (HetiL 6, 10, 32, 34 ja 35 §)
• Sähköisten asiointipalvelujen järjestäminen ja saatavuuden turvaaminen (SAVL 5 ja 6 §),
• Palveluperiaatteen toteuttaminen (HL 7 §),
• Tietohallinnon hankintatoimen järjestäminen (HankL 1 §)
• Häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumiseen liittyvät tehtävät ICT:n osalta (ValmiusL)
• Yhteisten ICT-palvelujen käyttövelvoite (Tori-laki, TUVE-laki, Kapa-laki)
• Lakisääteiset tiedonantovelvoitteet, siltä osin kuin ne toteutetaan tietojärjestelmien tiedoista
• Tietohallinnon ohjaus- ja valvontatehtävät (edellä mainittujen tehtävien ohjaus ja valvonta)
• Tietohallinnon tehtävät osana kyseessä olevan organisaation rakennetta

Maakunnan tietohallinnolle kuuluvien tehtävien toteuttaminen sekä tietohallinnon rooli palvelutoimintaa tukevien ja toteuttavien tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen järjestäjänä edellyttää hyvää kokonaiskuvaa muutoksen lähtötilanteesta.

Järjestäjän rooli
Järjestämisellä tarkoitetaan Kymenlaakson maakunnan järjestämisvastuuta, jossa ylintä päätösvaltaa käyttää vaaleilla valittu maakuntavaltuusto. Järjestämisellä tarkoitetaan maakunnan oikeudellista vastuuta siitä, että lailla säädetyt palvelut ja velvoitteet tulevat maakunnassa hoidetuiksi. Maakunta määrittelee järjestämissuunnitelmassaan sen, miten se aikoo vastuut hoitaa, mihin asioihin ja palveluihin panostaa, minkälaisia viranomaistehtäviä ja palveluja asiakkaille tarjota. Maakunta myös määrittelee, ketkä voivat tuottaa palveluja ja toteuttaa maakunnan vastuulla olevia tehtäviä. Maakunta järjestäjänä asettaa myös tuottajille vaatimuksia ja kannusteita tehtävien hoitamiseen. Järjestäjän vastuulla on myös valvoa, että sovitut ehdot ja laatuvaatimukset toteutuvat.

Tuottajan rooli
Tuottajat tuottavat Kymenlaakson asukkaille niitä palveluita, joita järjestämissuunnitelmassa kuvataan. Maakunnan oma palvelutuotanto on yksi tuottaja. Sen rinnalla toimivat kaikki ne muut maakunnan hyväksymät toimijat, jotka henkilökuntineen tarjoavat järjestäjän määrittelemiä palveluita. Järjestämissuunnitelmassa määriteltyjä palveluita voivat tuottaa maakunnan liikelaitos/liikelaitokset ja maakunnan yhtiöt, markkinoilla toimivat yritykset ja järjestöt.

Tietohallinto- ja ICT-projektipäällikön rooli
Projektipäällikkö vastaa maakunta- ja soteuudistuksen Tietohallinto ja ICT-palveluiden projektin suunnittelusta ja läpiviennistä alueellisen valmistelun tiekartan ja Kymenlaakson esivalmistelusuunnitelman linjausten mukaisesti Kymenlaakson maakunta- ja soteprojektiorganisaation alaisuudessa. Tavoitteena on valmistella ja suunnitella maakunnan tietohallinnolle kuuluvien tehtävien toteuttaminen sekä mahdollistaa tietohallinnon rooli palvelutoimintaa tukevien ja toteuttavien tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen järjestäjänä.

SOTE ICT -projektipäällikön rooli

SOTE ICT -projektipäällikön tehtävänä oli alun perin vastata maakunta- ja soteuudistuksen sote- sektorin tietohallinto- ja ICT-palveluiden suunnittelusta ja läpiviennistä Kymenlaakson tietohallinto- ja ICT-palveluiden tiekartan mukaisesti Tietohallinto- ja ICT – projektin alaisuudessa. Tähän on tehty muutos, jonka mukaan 1.12.2017-31.12.2018 SOTE ICT -projektipäällikön työajasta pääosa käytetään Sote-kuntayhtymän valmisteluun ja esimiehenä toimii em. ajan Carean tietohallintojohtaja Matti Ahola.

Tietohallinto- ja ICT -valmistelutyöryhmän rooli
Tietohallinto ja ICT-työryhmä valmistelee Kymenlaakson maakunta- ja sote-uudistusta tietohallinnon ja ICT-palveluiden osalta:
• laatii vastuualueensa nykytilan kuvauksen jatkotyöskentelyn pohjaksi
• seuraa valtakunnallista valmistelua, josta erityisesti uudistuvia säädöksiä ja palvelukeskus-mallin toteutusta
• arvioi uudistuksen tietohallintoa ja ICT-palveluita koskevia vaikutuksia nykyisiin kuntiin ja uusiin maakuntatoimijoihin sekä turvaa palveluiden tarkoituksenmukaisen järjestämisen jo nivelvaiheessa (esim. palveluhankintasopimukset)
• laatii suunnitelman muutoksen toteuttamisesta ja tekee esityksiä tarvittavista toimenpiteistä johtoryhmän käsiteltäväksi
• pitää aktiivisesti yhteyttä sote- ja maakuntapalveluiden projektiryhmiin sekä tukee heidän valmistelua ICT-asiantuntijuutta vaativissa kysymyksissä
• toimii osallistujiensa kautta projektin asiantuntijalinkkinä kuntiin, kuntayhtymiin ja muihin toimijoihin
• yhteys toimivaltaisiin suunnittelu-, päätöksenteko- ja seurantaprosesseihin
• varmistaa toiminnassaan hyvän tiedonkulun projektin viestintäsuunnitelman mukaisesti.
Ryhmän puheenjohtajana toimii Kouvolan kaupungin tietohallintojohtaja Sirpa Mäntynen, varapuheenjohtajana Carean tietohallintojohtaja Matti Ahola. Ryhmässä on edustettuina Kymenlaakson liitto, kaikki Kymenlaakson kunnat, Carea, Kymenlaakson pelastuslaitos, KEHA-keskus sekä kuntien omistamat Kymenlaakson ICT -palveluntuottajat.

Carean tietohallintojohtajan rooli
Carean tietohallintojohtaja vastaa Carean tietohallinnosta sekä Sote-kuntayhtymän tietohallinnon valmistelusta. Sote-kuntayhtymän tietohallinnon on vuonna 2020 vastattava maakunnan tietohallinnon linjauksia ja vaatimuksia.

Lisätietoja tietohallinto ja ICT-projektipäällikkö Tarja Nousiainen gsm 044 552 3142, joka esittelee asian kokouksessa.

Esitys, Muutosjohtaja

Merkitään tiedoksi.